آئین‌نامه وجین(html)

«آئین‌نامه وجین منابع کتابخانه‌های تابعه دانشگاه علوم پزشکی تهران»

مدیریت صحیح مجموعه‌سازی در حفظ ارزش و اعتبار مجموعه منابع کتابخانه نقش اساسی دارد. سیاست وجین مجموعه همانند سیاست انتخاب می‌باشد که براساس نظارت، ارزیابی و بازنگری دوره‌ای مجموعه کتابخانه انجام می‌پذیرد. لذا کتابخانه‌ها برای حفظ پویایی مجموعه ضمن افزودن منابع روزآمد مورد نیاز، لازم است منابعی را که به هر علت در تولیدات علمی جدید جایگاه علمی خود را از دست داده‌اند، از مجموعه خارج نمایند.

ماده ۱- تعریف

وجین فرآیندی است که از طریق آن منابع مازاد، فرسوده و یا بدون مخاطب اعم از چاپی و غیر چاپی از مجموعه خارج می‌گردد.

ماده ۲- اهداف

از آنجا که مجموعه کتابخانه یک ارگانیسم پویا محسوب می‌گردد، لذا از طریق وجین اهداف زیر حاصل خواهد شد.

    تسهیل و تسریع در دسترسی به منابع اطلاعاتی مورد نیاز

    جلوگیری از انباشته شدن منابع زائد و بی‌استفاده

    ایجاد فضای مناسب جهت جایگزینی منابع اطلاعاتی جدید

    پویایی و زنده نگه‌داشتن مجموعه کتابخانه

    یکدست‌سازی عمل وجین منابع و مواد (کتب فارسی، کتب لاتین، نشریه، مواد دیداری- شنیداری، لوح فشرده و…)

ماده ۳- شاخص‌ها و معیارها

الف- میزان استفاده: با بررسی تعداد دفعات استفاده و یا به امانت رفتن یک منبع در یک دوره مشخص، می‌توان دریافت که چه منابعی بسیار کم استفاده و یا بی‌استفاده بوده و واجد شرایط وجین می‌باشند.

ب- ویرایش‌های قدیمی: با افزوده شدن ویرایش‌های جدید منابع در مجموعه کتابخانه، ویرایش‌های قبلی را که مراجعه‌کننده ندارد، می‌توان از مجموعه، وجین نمود. اما کتابداران می‌توانند در صورت نیاز و تشخیص، یک نسخه از ویرایش قدیمی را در کتابخانه حفظ نمایند.

ج- نسخه‌های تکراری: این مورد شامل منابعی می‌باشد که بیش از حد لزوم و در زمان خاص بنا به شرایط در مجموعه گردآوری شده و در شرایط فعلی اهمیت خود را از لحاظ استفاده از دست داده‌اند.

د- وضع ظاهری: منابع فرسوده با وضع و شرایط نامناسب را که ارزش علمی، تاریخی ندارند و نگهداری آنها موجب اشغال فضا و صرف هزینه‌های نگهداری خواهد شد.

و- محتوی قدیمی و کم‌ارزش: منابع علمی دارای نیمه‌عمر مشخص می‌باشند و به همین علت به مرور اعتبار محتوایی خود را از دست داده و کم‌ارزش می‌شوند.

ماده ۴-  منابع مستثنی از وجین

    منابع هسته و مرجع هر رشته تحصیلی مشمول وجین نمی‌باشند.

    منابع نفیس و هنری که تصاویر رنگی و کاغذهای اعلا دارند وجین نمی‌شوند.

    منابعی با موضوعات ادبی، سیاسی، تاریخی، مذهبی و اطلس‌ها نیز جزء منابع وجین محسوب نمی‌شوند.

ماده ۵- نیروی انسانی

کتابداران شاغل در کتابخانه بهترین افراد جهت انجام وجین هستند، زیرا بیشتر از سایرین با مجموعه خود آشنا بوده و از نیازهای مراجعین خود آگاه می‌باشند.

ماده ۶- روش کار

    قبل از شروع عملیات وجین، ابتدا فرآیند رف‌خوانی توسط کتابداران کتابخانه‌های مربوطه انجام می‌شود و تمامی منابع مجموعه‌ها از لحاظ منابع مفقودی، امانت و موجودی کنترل و بازبینی می‌شود.

    شروع کار وجین منابع در هر کتابخانه بدون انجام رف‌خوانی و قبل از آن غیر‌ممکن و ممنوع است.

    برای انجام این کار کتابخانه‌ها به تشخیص مسئول کتابخانه می‌توانند وظایف خدمات امانت خود را در مقطع زمانی مناسب تعطیل کنند تا کار با دقت بیشتری انجام گیرد.

    کتابخانه‌های تابعه دانشگاه باید زمان مناسبی را برای کار وجین در نظر بگیرند. بنابراین کتابداران موظفند هر ۳ سال یک بار (در فصل تابستان یا تعطیلات بین دو ترم)، به منظور ایجاد فضای مناسب جهت منابع جدید و روزآمد نمودن مجموعه خود براساس شاخص‌ها و معیارهای ذکر شده، مجموعه را بررسی و عمل وجین را همزمان با قفسه‌خوانی مجموعه انجام دهند.

    وضعیت منابع وجین شده در نرم‌افزار کتابخانه‌ای به یکی از حالات وجین و یا مفقود شده تغییر می‌یابد.

ماده ۷-  مراحل پس از وجین

پس از وجین، مسئول کتابخانه و یا کسانی که مسئولیتی در این مورد دارند، باید نامه‌ای تهیه کرده، به پیوست آن نیز لیست منابع وجینی شامل: شماره ثبت، عنوان منبع، نام نویسنده، سال و دیگر مشخصات ضروری را به کتابخانه مرکزی ارسال نمایند.

کتابخانه مرکزی لیست پیوست را در اختیار کتابخانه‌های تابعه دیگر قرار داده تادر صورت نیاز یا عدم نیاز اعلام نمایند. در صورتی که کتابخانه‌ای اعلام نیاز نمود، منابع مشخص شده جهت آن کتابخانه ارسال می‌شود. در غیر اینصورت از طرف کتابخانه مرکزی طی نامه‌ای بلامانع بودن خروج منابع وجینی از کتابخانه، ابلاغ می‌گردد.

تبصره: لازم است مسئول کتابخانه پس از انجام وجین فیزیک منابع، لیست منابع وجینی را در بایگانی کتابخانه نگهداری و همچنین در دفتر ثبت کتابخانه، یا در نرم‌افزار کتابخانه، منابع وجینی را با ذکر تاریخ وجین مشخص نماید. سپس طبق سیاست‌های اداری و مالی هر واحد نسبت به فروش، اهداء، امحاء و… منابع وجینی اقدام لازم صورت پذیرد.

* این آئین‌نامه به عنوان یک راهنما برای وجین مجموعه منابع کتابخانه در ۷ ماده و ۱ تبصره تهیه شده است.

آئین‌نامه عضویت، امانت و تسویه‌حساب(html)

»آئین‌نامه عضویت، امانت، استفاده از منابع و تسویه‌حساب کتابخانه‌های تابعه دانشگاه«

نظر به اهمیت و جایگاه کتاب و کتابخانه و به منظور استفاده موثر و بهینه و کارآمد از منابع موجود در کتابخانه‌های دانشگاه و ایجاد هماهنگی و یکنواختی هر چه بیشتر به کلیه استفاده‌کنندگان از کتابخانه‌ها، این آئین‌نامه جهت تعیین نحوه عضویت، امانت، استفاده از منابع و تسویه حساب در چارچوب مشخص برای کتابخانه‌های تابعه دانشگاه علوم پزشکی تهران تدوین شده است.

ماده ۱: تعاریف

• دانشگاه: منظور دانشگاه علوم پزشکی تهران است.
• کتابخانه مرکزی: منظور مدیریت منابع علمی، کتابخانه مرکزی و مرکز اسناد دانشگاه علوم پزشکی تهران است.
• کتابخانه تابعه: منظور از کتابخانه تابعه، تمامی کتابخانه‌های تحت پوشش دانشگاه علوم پزشکی تهران اعم از کتابخانه‌های دانشکده‌ای، مراکز پزشکی، آموزشی و درمانی و مراکز تحقیقاتی است.
• منابع: منظور از منابع، کلیه منابع چاپی و غیر چاپی موجود در کتابخانه‌های تابعه دانشگاه می‌باشد.
• اعضاء: منظور از اعضاء آن دسته افراد مجاز برای استفاده از کتابخانه‌های دانشگاه هستند که به عضویت کتابخانه‌های تابعه دانشگاه در آمده و در سیستم نرم‌افزار کتابخانه‌ای دارای پروفایل هستند.
• امانت: منظور از امانت مدت زمانی است که هر عضو بر اساس سیاست کتابخانه مرکزی می‌تواند کتاب مورد نظر خود را دریافت کند.

ماده ۲: عضویت

اعضاء هیات‌علمی :

• آن دسته از اعضای هیات‌علمی دانشگاه که مایل به استفاده از خدمات کتابخانه‌های تابعه دانشگاه هستند، لازم است پس از مراجعه به کتابخانه مربوطه و ارائه کپی آخرین حکم کارگزینی، یک قطعه عکس وتکمیل فرم عضویت،  پروفایل عضویت خود را در نرم‌افزار کتابخانه فعال و کارت عضویت دریافت کنند یا در برخی از مراکز به جای کارت عضویت، RFID کارت دانشجویی را فعال نمایند.

اساتید حق‌التدریس:

• آن دسته از استادان حق‌التدریس که مایل به استفاده از خدمات کتابخانه دانشگاه هستند لازم است ضمن ارائه یک قطعه عکس، کارت ملی و معرفی‌نامه کتبی از گروه آموزشی مربوطه (مدت زمان قرارداد ذکر گردد) و تکمیل فرم عضویت، پروفایل عضویت خود را در نرم‌افزار کتابخانه فعال و کارت عضویت دریافت کنند.

تبصره: مدت اعتبار کارت عضویت این گروه معادل مدت زمان قرارداد حق‌التدریس آنها خواهد بود.

دانشجویان:

• دانشجویان تمام مقاطع مختلف تحصیلی علوم پزشکی تهران لازم است جهت عضویت به کتابخانه مربوطه مراجعه نموده، ضمن ارائه یک قطعه عکس، ارائه اصل و کپی کارت دانشجویی وتکمیل فرم عضویت نسبت به دریافت کارت عضویت اقدام نموده و از خدمات کتابخانه‌های تابعه دانشگاه استفاده کنند.

تبصره: دانشجویان مهمان می‌توانند علاوه بر مدارک ذکرشده در آیتم فوق، با در دست داشتن معرفی‌نامه کتبی مورد تائید معاون آموزشی، با مراجعه به کتابخانه مربوطه عضو کتابخانه شده و از خدمات کتابخانه استفاده نمایند.

• کارت عضویت اعضاء کتابخانه هنگام استفاده از خدمات امانت صرفاً بایستی توسط صاحب کارت ارائه شود.
• چنانچه کارت عضویت فردی مفقود شود بایستی مراتب حداکثر ظرف مدت ۱۵ روز به کتابخانه مربوطه گزارش داده شود در این صورت برای جلوگیری از هر گونه سوء استفاده از این کارت، فایل عضویت این افراد مسدود و تا زمان صدور کارت المثنی غیر‌قابل استفاده خواهد بود.

کارمندان رسمی و پیمانی:

• آن دسته از کارمندان دانشگاه که مایل به استفاده از خدمات کتابخانه دانشگاه هستند، لازم است بعد از مراجعه به کتابخانه و ارائه کپی آخرین حکم کارگزینی، یک قطعه عکس، کارت شناسایی و تکمیل فرم عضویت، پروفایل عضویت خود را در نرم‌افزار کتابخانه فعال و کارت عضویت دریافت کنند.
• کارت عضویت اعضاء کتابخانه هنگام استفاده از خدمات امانت صرفاً بایستی توسط صاحب کارت ارائه شود.
• چنانچه کارت عضویت فردی مفقود شود، بایستی مراتب حداکثر ظرف مدت ۱۵ روز به کتابخانه واحد مربوطه گزارش داده شود.

 تبصره: لازم به یادآوری می‌باشد استفاده از منابع کتابخانه برای افراد غیر عضو، فقط در محل کتابخانه امکان پذیر می‌باشد.

ماده ۳: مدت زمان عضویت

مدت زمان عضویت هر یک از اعضای کتابخانه‌های تابعه دانشگاه به شرح زیر می‌باشد:

ماده ۴: تعداد و مدت زمان امانت کتب

با توجه به گستردگی دانشگاه علوم پزشکی و تنوع جامعه استفاده‌کننده از کتابخانه‌های تابعه دانشگاه اعضایی که مجاز به امانت گرفتن کتاب می‌باشند در ۵ گروه کلی زیر تنظیم شده، و هر امانت‌گیرنده با توجه به موارد مندرج در جدول موظف به رعایت آن می‌باشد.

تبصره ۱: در صورتی که کتابی دارای متقاضی زیادی بوده و تعداد نسخه‌های آن محدود باشد، این کتاب در کتابخانه قرار خواهد گرفت و بنا به تشخیص کتابدار مسئول، امانت داده خواهد شد.

تبصره ۲: کتاب‌های مرجع به منظور استفاده در خارج از کتابخانه امانت داده نخواهد شد و استفاده‌کنندگان موظفند آنها را در محل کتابخانه مطالعه کنند و امانت این منابع تنها با تشخیص کتابدار مسئول امکان‌پذیر است.

• کتابخانه‌های تابعه تنها زمانی می‌توانند مبادرت به درخواست منابع از کتابخانه‌های دیگر داشته باشند که این منابع در کتابخانه‌های خودشان موجود نباشد. به منظور سهولت کار، لازم است پس از جستجوی منابع در نرم‌افزار جامع کتابخانه‌ای، کتابخانه مقصد مشخص شود و در صورت موافقت مسئول کتابخانه مقصد منبع در اختیار متقاضی قرار گیرد.
• مواد دیداری شنیداری، پایان‌نامه‌های تحصیلی و طرح‌های تحقیقاتی که استفاده روزمره و یا در محل دارند امانت داده نمی‌شوند و اعضای هر کتابخانه می‌توانند مطابق با قوانین کتابخانه مربوطه از این منابع استفاده نمایند.
• نشریات ادواری امانت داده نمی‌شوند اما کپی یا اسکن مقالات درخواستی در اختیار متقاضی قرار داده می‌شود.

 ماده ۵: تمدید و رزرو کتاب

• اعضای کتابخانه در صورت تمایل به تمدید کتاب، باید پیش از اتمام مهلت بازگشت کتاب به کتابخانه، اقدام نمایند. ضمنا تمدید مدت امانت کتاب با نظر کتابدار صورت خواهد گرفت.
• در صورتی که تمدید دقیقا در موعد بازگشت انجام گیرد، به همراه داشتن کتاب الزامی می‌باشد.
• در صورتی که کتاب مورد درخواست متقاضی در امانت باشد، متقاضی می‌تواند اقدام به رزرو کتاب نماید.
• متقاضی موظف است در تاریخ تعیین شده جهت گرفتن کتاب رزرو شده به کتابخانه مراجعه نماید. کتابخانه نیز موظف است کتاب مورد درخواست را تا ۳ روز تعیین شده برای متقاضی حفظ نماید.
• در صورت عدم مراجعه متقاضی پس از مهلت تعیین شده، کتابخانه می‌تواند کتاب رزرو شده را در اختیار متقاضی دیگر قرار دهد.

ماده ۶: منابعی که امانت داده نمی‌شوند

• کتاب‌های نایاب و منحصر به فرد (کتاب‌های قدیمی)
• کتاب‌های مرجع (Reference )
• مجلات
• پایان‌نامه‌های تحصیلی
• طرح‌های تحقیقاتی
• مواد دیداری- شنیداری

ماده ۷: مفقود شدن یا آسیب رساندن به منابع امانی

• آسیب رساندن به منابع کتابخانه‌های تابعه دانشگاه تخلف محسوب شده و علاوه بر مجازات‌های مندرج در قانون اموال عمومی، کتابخانه می‌تواند متخلف را به محرومیت از خدمات کتابخانه و جبران خسارت وادار کند.
• چنانچه به منابع امانت گرفته شده آسیب‌هایی وارد شود مانند حاشیه‌نویسی، علامت‌گذاری، برگ برگ کردن کتاب، نقاشی کشیدن، ریختن آب و مایعات روی آن و یا کپی‌برداری که موجب آسیب رساندن به شیرازه و عطف کتاب شود، ضمن دریافت خسارت از امانت‌گیرنده بر حسب میزان خسارت، کارت عضویت ایشان به مدت ۲ تا ۱۰ هفته نیز مسدود و امکان استفاده از خدمات کتابخانه از وی سلب خواهد شد.
• چنانچه بخشی از کتاب و یا اوراق و تصاویر کتاب بریده شود و یا ناقص شود، مسئولیت آن متوجه شخص امانت گیرنده می‌باشد و ایشان موظف است اصل آن را تهیه و به کتابخانه تحویل دهد.
• در صورتی که منابع امانت گرفته شده مفقود شود، امانت‌گیرنده موظف است عین آن را تهیه و به کتابخانه تحویل دهد. در ضمن، امانت‌گیرنده موظف است جریمه دیر‌کرد منابع مفقودی را نیز بپردازد.

تبصره: در صورت عدم امکان تهیه منابع در بازار، امانت‌گیرنده موظف است با هماهنگی مسئول کتابخانه مربوطه نسبت به تهیه منبع دیگر که ارزشی معادل همان منبع را دارد، ظرف مدت ۱۵ روز اقدام نماید. در غیر اینصورت علاوه بر تهیه منبع، مشمول جریمه نقدی نیز خواهد شد.

ماده ۸: دیر‌کرد و جرائم  تاخیر در بازگشت منابع

با توجه به منابع محدود و لزوم رعایت قوانین و مقررات مربوط به امانت کتب، چنانچه فرد امانت‌گیرنده در موعد مقرر اقدام به بازگرداندن کتاب نکند، حسب مورد، جرائم زیر شامل حال وی خواهد شد:

• در مورد منابعی که توسط امانت‌گیرنده مفقود و یا مطابق نظر کارشناس مسئول کتابخانه به آن خسارت وارد شده باشد امانت‌گیرنده موظف است آخرین چاپ منبع مربوطه را حداکثر ظرف مدت یک ماه از تاریخ بازگشت کتاب تهیه و به کتابخانه تحویل دهد.
• انجام هر گونه تقلب و تعویض منبع و ارائه آن به جای منبع اصلی به کتابخانه تقلب محسوب شده و با افراد متخلف برخورد خواهد شد.
• با توجه به منابع محدود و لزوم رعایت قوانین و مقررات مربوط به امانت کتب، چنانچه منابع امانی در موعد مقرر بازگردانده نشود، با امانت‌گیرنده حسب مورد به شرح زیر برخورد خواهد شد:
• در مورد اعضایی که برای بار اول دیرکرد دارند، ابتدا تذکر کتبی و ارسال پیام از طریق پست الکترونیکی، و یا تماس تلفنی انجام خواهد شد و چنانچه ظرف مدت ۱۰ روز همچنان کتاب بازگردانده نشود، کارت عضویت شخص به مدت ۳ ماه مسدود و عضویت ایشان به حالت تعلیق در خواهد آمد و پس از آن این افراد شامل پرداخت جریمه نقدی به شرح زیر می‌باشند و تا زمان پرداخت جریمه دیرکرد، عضویت فرد همچنان به حالت تعلیق باقی خواهد ماند.

ماده ۹: تسویه‌حساب

تمامی اعضاء کتابخانه اعم از دانشجویان، اعضاء هیات‌علمی، کارمندان و … می‌بایست در پایان فعالیت خود، همه منابع علمی به امانت گرفته شده از کتابخانه مربوطه را تحویل دهند و تسویه‌حساب نهایی دریافت کنند.

تسویه‌حساب اعضاء هیات‌علمی و کارمندان:

• کلیه اعضاء هیات‌علمی و کارکنان دانشگاه به هنگام مرخصی‌های طولانی مدت، فرصت‌های مطالعاتی، مامور به خدمت شدن در خارج از دانشگاه و مراکز تابعه، ماموریت آموزشی، ادامه تحصیل، بازنشستگی، انتقال، استعفا و اخراج می‌بایست مطابق مقررات با کتابخانه مربوطه تسویه‌حساب کنند.

تسویه‌حساب دانشجویان:

• دانشجویان در تمامی مقاطع تحصیلی در هنگام فراغت از تحصیل خود به همراه کارت عضویت کتابخانه و فرم تسویه‌حساب دانشگاه به کتابخانه مربوطه خود مراجعه و پس از بررسی‌های لازم و تایید معاونت آموزشی و پژوهشی واحد مربوطه تسویه‌حساب دریافت کنند.
• مسئول کتابخانه تابعه باید پس از تطبیق فایل word و PDF پایان‌نامه با شکل فیزیکی، فایل PDF پایان‌نامه را در نرم‌افزار جامع کتابخانه آپلود کند.
• دانشجویان انتقالی، جابجایی، مهمان، محروم از تحصیل و … که پروفایل آنها در نرم‌افزار کتابخانه فعال می‌باشد، لازم است حتماً با کتابخانه تابعه مربوطه تسویه‌حساب کنند.

ماده ۱۰: حفظ جایگاه و منزلت کتابخانه:

به منظور حفظ کتاب و کتابخانه، کلیه اعضاء موظف هستند در محیط کتابخانه موارد زیر را رعایت نمایند:

• پرهیز از خوردن و آشامیدن در سالن‌های مطالعه
• پرهیز از ایجاد مزاحمت برای سایر اعضاء
• رعایت احترام به کارکنان کتابخانه‌ها
• حفظ سکوت و آرامش
• اجتناب از رفتارهای مغایر با اصول اسلامی و اخلاقی
• حفظ نظم و پاکیزگی کتابخانه
• عدم استفاده از لپ‌تاپ شخصی در سالن مطالعه

تبصره: لازم به ذکر می باشد نسخه‌ای از این آئین‌نامه باید جهت اطلاع از متن آن در معرض دید مراجعان هر کتابخانه قرار گیرد.

* این آئین‌نامه به عنوان یک راهنما برای عضویت، امانت، استفاده از منابع و تسویه‌حساب، شامل ۱۰ ماده و۷ تبصره می‌باشد.